Privacy Statement HORCONEX B.V. 2020

1. Inleiding

Horconex B.V. is een kassenbouwbedrijf gevestigd ABC Westland 199, 2685 DB Poeldijk. Ons Kamer van Koophandel nummer is 272.252.41
Horconex B.V. ontwerpt, bouwt en repareert kassen, teeltgoten, scherminstallaties en verwarmingsinstallaties voor de kassenbouw in heel de wereld, voornamelijk in Frankrijk en andere delen van Europa.
Voor onze klanten ontwerpen en berekenen wij de bouw en de constructie. Ook verzorgen wij de reparatie en de financiële afwikkeling van een kassenbouwproject. Wij zorgen ervoor dat het project gebouwd kan worden middels het contracteren van onderaannemers en toeleveranciers.
Ten behoeve van deze werkzaamheden bewaren wij gegevens van klanten, onderaannemers, leveranciers en eigen personeel.

2. Gegevensverwerking

Dit privacy statement is van toepassing op alle privacy gevoelige informatie of persoonsgegevens die u aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via de contactbutton op onze website. Wij hechten groot belang aan de privacy van onze bezoekers aan de website en betrachten daarom de grootst mogelijke zorgvuldigheid in het behandelen en beschermen van persoonsgegevens. Wij verwerken data overeenkomstig de voorwaarden die daaraan worden gesteld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In dit Privacy statement leggen wij uit welke gegevens wij verwerken en voor welke doeleinden ze worden gebruikt.

A. Klanten

1. Opslag gegevens

In ons bedrijf worden van onze klanten de volgende gegevens opgeslagen:

• Bedrijfsnaam
• Bedrijfsvorm
• Naam
• Adres
• Postadres
• Bezoekadres
• Woonplaats
• Telefoonnummer
• E-mail adres
• Bouwtekeningen
• GPS gegevens bouwlocatie
• Vorderingen
• Facturen
• Foto’s en/of film van bouwplaats (met schriftelijke toestemming geregeld in offerte)
• BTW-nummer (alleen bij agentschappen)
• Kamer van Koophandel nummer (alleen indien noodzakelijk)

2. Doel en grondslag

Alleen daartoe gemachtigde medewerkers van Horconex B.V. hebben inzage in de bovenstaande gegevens. Het doel van deze gegevens is het zorgvuldig verwerken en behandelen van de aanvraag tot bouw, verbouw of aanpassing van het project waarvoor de klant schriftelijk opdracht heeft gegeven.
Voor ons bedrijf is het noodzakelijk om deze gegevens op te vragen en te bewaren met betrekking tot het gebruik van de gegevens voor, tijdens en na de bouw.
Deze verwerking vindt plaats in onze computer, middels het uitprinten van offertes, orders en bouwplannen. Ook verstrekken wij de noodzakelijke gegevens omtrent de bouw en bouwplaats aan onze onderaannemers en toeleveranciers.
Foto’s en film kunnen worden gebruikt voor onze website, social media en eventuele Powerpoint presentaties en beurzen.

B. Onderaannemers

1. Opslag gegevens

In ons bedrijf worden van onze onderaannemers de volgende gegevens opgeslagen:

• Naam (zoals vermeld in paspoort of identiteitskaart)
• Adres
• Woonplaats
• Geboortedatum
• Telefoonnummer
• E-mail adres
• Burger Service Nummer
• Inschrijving in Kamer van Koophandel
• Facturen
• A1 verklaringen
• Foto’s bouwplaats (alleen indien nodig en met schriftelijke toestemming)

2. Doel en grondslag

Alleen de daartoe gemachtigde medewerkers van Horconex B.V. hebben inzage in de bovenstaande gegevens. Het doel van deze gegevens is het zorgvuldig verwerken en behandelen van de buitenlandse werkvergunningen, veiligheidsdocumenten, contracten en onderaannemersverklaringen.
Voor ons bedrijf is het noodzakelijk om deze gegevens op te vragen en te bewaren met betrekking tot het gebruik van de gegevens voor, tijdens en na de bouw.
Deze verwerking vindt plaats in onze computer, middels het uitprinten van contracten, onderaannemersverklaringen, werkvergunningen en veiligheidsdocumenten.
Deze documenten worden ook aan de klant, waarbij de onderaannemers aan het werk zijn, verstrekt om de desbetreffende instanties tijdens de bouw goed te kunnen informeren en bij controle moeten deze op verzoek aan de inspectie getoond.

C. Leveranciers

1. Opslag gegevens

In ons bedrijf worden van de leveranciers de volgende gegevens opgeslagen:

• Bedrijfsnaam
• Contactpersoon
• Adres
• Woonplaats
• Telefoonnummer(s)
• E-mail adres
• Kamer van Koophandel nummer
• BTW nummer
• Bankrekeningnummer

2. Doel en grondslag

Alleen de daartoe gemachtigde medewerkers van Horconex B.V. hebben inzage in de bovenstaande gegevens van leveranciers. Het doel van deze gegevens is het zorgvuldig verwerken en behandelen van de aangekochte goederen en de financiële afwikkeling ervan. Voor ons bedrijf is het noodzakelijk om deze gegevens te vragen en te bewaren met betrekking tot het gebruik van de gegevens voor, tijdens en na de bouw van een kassenbouwproject. Deze verwerking vindt plaats in onze computer, middels het uitprinten of versturen van offertes, aankoopnota’s, leveringsvoorwaarden en pakbonnen.
Alleen de pakbonnen worden ook aan de klant en onderaannemers, waaraan de goederen op locatie worden geleverd, verstrekt. Dit ter controle van de juiste materialen tijdens de bouwwerkzaamheden.

 

3. Verwerking gegevens

De verwerking van de hierboven onder A, B en C genoemde gegevens vindt plaats op onze locatie in Poeldijk, voor de duur van het project alsmede de periode daarna zoals wettelijk bepaald is voor het bewaren van de gegevens met betrekking tot belastingtechnische en boekhoudkunde verwerking.
Horconex B.V. bewaart de hiervoor in A, B en C omschreven gegevens in onze goed beveiligde computer, achter slot en grendel voor termijn die de wet aan ons voorschrijft.

4. Persoonlijke invulling

Al onze medewerkers bewaren en behandelen alleen de gegevens waartoe zij gemachtigd zijn.
In het huidige arbeidscontract van onze medewerkers staat de geheimhoudingsclausule vermeld en zij zijn akkoord gegaan met deze geheimhouding door de ondertekening van het arbeidscontract.
Een eventuele invaller of stagiaire behandelt en bewaart deze gegevens als volwaardige medewerker en met ondertekening van een tijdelijk arbeidscontract waarin de geheimhouding is omschreven.

5. Rechten

• De daartoe gemachtigde werknemers van Horconex B.V. hebben het recht om de in A, B en C genoemde gegevens te noteren, te raadplegen en/of te wijzigen indien dit voor de uitoefening van hun functie noodzakelijk is.
• Horconex B.V. mag geen enkele informatie aan derden verstrekken (inclusief directe familie), tenzij de klant, onderaannemer, leverancier of medewerker daar uitdrukkelijke schriftelijke toestemming voor geeft.
• Klant, onderaannemer, leverancier of werknemers heeft te allen tijde het recht op inzage in zijn/haar gegevens.
• Indien een klant, onderaannemer, leverancier of medewerker hierom vraagt heeft deze ten alle tijde recht op rectificatie van zijn of haar gegevens.
• Elke klant, onderaannemer, leverancier of medewerker heeft het recht op het stoppen van het gebruik van zijn of haar gegevens. Dit kan alleen als Horconex B.V. deze gegevens niet meer nodig heeft voor lopende projecten en als het wettelijke termijn voor opslag is verstreken.
• Elke klant, onderaannemer, toeleverancier of medewerker heeft het recht op het indienen van een klacht als het gebruik van zijn of haar gegevens niet conform de Algemene Wet op Gegevensbescherming van toepassing is.

Dit recht op bescherming van de privacy ligt besloten in artikel 10 van de Grondwet.

April 2020